会计账簿的分类

搞清楚会计账簿到底有多少种，就像整理一个大衣柜，得分门别类才不会乱。如果不分类，所有衣服都堆在一起，找一件特定的衣服会非常麻烦。账簿也是一样，它是公司经济活动的记录本，必须清晰明了。

按用途来分，这是最常用的一种分类方法

想象一下，你要记录每天花了多少钱，可能会用一个随身的小本子，按时间顺序一笔一笔地记，这就是“日记账”的思路。 然后，月底了你想看看这个月吃饭、交通、娱乐各花了多少，你可能会把小本子里的记录重新归类誊写到另一个本子上，这个分类的本子，就类似于“分类账”。

1. 序时账簿 (日记账)

序时账簿，也叫日记账，它的特点就是严格按照经济业务发生的时间先后顺序来登记。 就像写日记一样，今天发生了什么就记什么。这样做的好处是能够清楚地反映经济活动发生的时间轨迹。

最常见的日记账有两种：现金日记账和银行存款日记账。 这两种账本是公司里最基础也是最重要的，由出纳人员负责登记。 比如，今天销售部门收到一笔货款现金5000元，出纳就要在现金日记账上记一笔；下午去银行存了3000元，那现金日记账上就要记一笔“减少”，银行存款日记账上就要记一笔“增加”。 每一笔钱的进出都有时间戳，查起来一目了然。

除了这两种特殊的日记账（也叫特种日记账），理论上还有一种普通日记账，就是把公司发生的所有事情，不管是不是跟钱直接相关，都按时间顺序记下来。 但在实际工作中，这种账簿已经很少使用了，因为业务一多，记起来会非常混乱。

1. 分类账簿 (分类账)

分类账簿是对公司所有经济业务按照账户类型进行分类登记的账本。 这是会计核算的主体，也是最后编制财务报表的主要依据。 分类账又可以进一步分为总分类账和明细分类账。

• 总分类账 (总账)：总账是根据一级会计科目开设的，用来总括地反映所有经济业务的情况。 比如“原材料”、“固定资产”、“应收账款”这些都是一级科目。 总账提供的是一个宏观的、鸟瞰式的视图，让你能快速了解公司整体的资产、负债和所有者权益等情况。 它反映的是一个总数。

• 明细分类账 (明细账)：如果说总账是大纲，那明细账就是具体内容。 它是对总账科目的进一步细化和补充说明。 比如，“应收账款”这个总账科目下，会对应很多个明细账，像“A公司的应收账款”、“B公司的应收账款”等。 这样你不仅知道公司总共被欠了多少钱（看总账），还能清楚地知道具体是哪些公司欠的，各欠多少（看明细账）。

总账和明细账的关系是“统驭”和“被统驭”的关系。 总账的金额等于其下所有明细账金额的总和。 它们登记的依据是相同的，都是会计凭证，只是反映的详细程度不同。

1. 备查账簿 (辅助账簿)

备查账簿是一种补充性质的账本，主要用来登记那些在日记账和分类账里没有记录或者记录不够详细的重要事项，以便日后查阅。 它不是必须设立的，企业可以根据管理的实际需要来决定设不设。

举个例子，公司租用了一台设备，这台设备的所有权不是公司的，所以不会记在“固定资产”这个分类账里。但是，公司有使用权并且需要妥善保管，这时候就可以设置一个“租入固定资产登记簿”来记录这台设备的型号、租期、租金等信息。

再比如，“应收票据”在分类账里只记录总金额，但每一张票据的出票人、到期日、金额等详细信息，就可以在“应收票据备查簿”里详细登记，方便追踪和管理。

按账页格式来分，决定了账本“长什么样”

除了按用途，账簿还可以根据账页的格式来区分。这主要影响的是记账的方便性和清晰度。

• 三栏式账簿：这是最基本和最常见的格式，设有“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。 大多数的总账、日记账以及一些债权债务明细账都采用这种格式。
• 多栏式账簿：它是在借方或贷方栏下，根据管理需要再分设若干个专栏。 这种格式常用于记录收入、成本和费用类的明细账。 比如，“管理费用”明细账，就可以在贷方（发生额方向）下面设置“工资”、“差旅费”、“办公费”等多个专栏，月末一看，各项费用的发生额就一清二楚了，不需要再费劲去汇总。
• 数量金额式账簿：这种账簿的“借方”、“贷方”、“余额”三栏里，又各自细分为“数量”、“单价”和“金额”三小栏。 它特别适合用来核算那些既需要记录价值又需要记录实物数量的资产，比如“原材料”、“库存商品”等明细账。 通过这种账簿，仓库管理员和财务人员可以很方便地进行账实核对。

按外形特征来分，关系到装订和使用方式

最后，根据账簿的外观和装订方式，还可以分为订本式、活页式和卡片式。

• 订本式账簿：这种账簿在启用前就已经装订成册，账页是固定的，并且连续编号。 好处是能有效防止账页散失或被抽换，安全性高。 像现金日记账、银行存款日记账和总分类账这些比较重要的账簿，通常都用订本式。 缺点是不方便分工记账，一本账在同一时间只能一个人用。
• 活页式账簿：账页是散装的，平时放在活页夹里，可以随时增加或调整顺序，年底再统一装订成册。 大多数明细分类账都采用活页式，因为它灵活方便，适合业务量大的账户，也便于多人同时记账。
• 卡片式账簿：每一张卡片就是一张账页，存放在专门的卡片箱里，可以随时增减。 这种形式现在用得比较少了，最典型的应用就是固定资产明细账，俗称“固定资产卡片”。 每台设备、每栋房子都有一张卡片，记录其原值、折旧、净值等信息，方便进行单项管理。

总的来说，这些分类方式不是相互孤立的，而是从不同角度对会计账簿进行的划分。在实际工作中，一本具体的账簿，比如“原材料明细账”，按用途属于分类账簿，按格式可能是数量金额式，按外形则可能是活页式。正确地设置和使用这些账簿，是保证会计信息质量、做好企业管理的基础。