出纳日记账怎么记

出纳日记账，听起来可能有点会计的“专业范儿”，但其实它和你每天管理自己的零花钱没什么本质区别。你把钱收进来，记一笔；花出去，再记一笔，目的就是知道自己手里还剩多少钱。公司里也是一样，出纳日记账就是专门用来记录现金和银行存款收支明细的“流水账”，保证每一分钱的来龙去脉都清清楚楚。简单来说，出纳日记账就是公司里管钱的人（出纳）记录公司现金和银行存款每天进出情况的账本。它最重要的作用，就是让你随时知道公司账上还有多少钱，而且这些钱花在了哪里，从哪里来的。

你可能觉得，现在都用电脑了，还搞什么手写日记账？其实，不论是手写还是用软件，核心的记账逻辑都是一样的。只是软件能帮你省去很多计算和核对的麻烦，减少人为错误。 但如果你连基本原理都不懂，用再好的软件也可能记错。所以，咱们今天就聊聊怎么把这出纳日记账记好，就像和朋友聊天一样，把复杂的事情说得简单直接。

先分清楚两种日记账：现金日记账和银行存款日记账

出纳日记账主要分两种，一个是现金日记账，另一个是银行存款日记账。

• 现金日记账：这个很好理解，就是用来记录公司所有现金收支的。比如，你收了一笔现金货款，或者支付了一笔现金差旅费，这些都要记到现金日记账里。它的特点是，你要每天清点库存现金，和账本上的余额核对，确保账实相符，俗称“日清月结”。 这是出纳的基本功，也是为了防止出现“长款”或“短款”的情况。
• 银行存款日记账：这个是记录公司银行账户里钱的进出情况。比如客户打了一笔款到公司账户，或者公司从银行账户给供应商转账，这些都要记到银行存款日记账里。银行存款日记账的核对方式跟现金日记账不一样，你不能直接去数银行里的钱。你需要定期（至少每月一次）跟银行发来的对账单核对，然后编制“银行存款余额调节表”来找出差异的原因。

这两种日记账的格式很像，通常都是三栏式，也就是有“借方”、“贷方”和“余额”这三个主要金额栏。 有时候还会插入一个“对方科目”栏，用来表示这笔钱的来龙去脉。

出纳日记账里都有哪些栏目？

咱们以最常见的三栏式日记账为例，看看里面都有哪些需要填的内容：

1. 日期栏：顾名思义，就是记录经济业务发生的日期。一般会分年度、月份、日期，记账的时候只要在发生业务的那一行填写对应的月、日就行。如果换了新的账页或者月份变了，才需要重新填写年度和月份。
2. 凭证字号栏：这里要填写你记账依据的会计凭证的种类和编号。比如是“现收字第001号”还是“银付字第005号”等。这个凭证号很重要，以后查账对账都要用到。
3. 摘要栏：这是对经济业务内容的简要说明。用简洁明了的文字把这笔钱的用途或者来源说清楚。比如“销售A产品收到现金”、“支付差旅费”等等。文字要概括全面，方便你一眼就看出这笔业务是什么。
4. 对方科目栏：这个栏目是为了让你清楚知道这笔现金或银行存款是跟哪个会计科目发生关系的。比如，收到现金货款，对方科目就是“主营业务收入”；支付员工工资，对方科目就是“应付职工薪酬”。填的时候通常只填总账科目，不用填明细科目。如果涉及多个对方科目，可以填主要的那个，后面加个“等”字。
5. 借方金额栏（收入）：凡是现金或银行存款增加了，就在这一栏登记金额。比如收到客户的货款、从银行提取现金（对现金日记账来说是收入）。
6. 贷方金额栏（支出）：凡是现金或银行存款减少了，就在这一栏登记金额。比如支付供应商货款、存入银行（对现金日记账来说是支出）。
7. 余额栏：这个栏目用来记录每笔业务发生后，当前账户里还剩多少钱。它的计算公式是：上日余额 + 本日收入 – 本日支出 = 本日余额。 每一笔业务记完后都要算出最新的余额。
8. 过账栏/总账页数（可选）：有些账簿会有这个栏目。当你根据日记账把这些数据登记到总分类账后，会在这个栏目打个“√”或者注明总账的页码，表示这笔业务已经过账了。

怎么开始记账？具体步骤给你说清楚

记出纳日记账，你得先有依据。这个依据就是经过审核无误的记账凭证，而记账凭证又是根据原始凭证（比如发票、收据、银行回单等）编制的。 所以，流程一般是：原始凭证 → 记账凭证 → 日记账。

下面是具体的记账步骤：

第一步：准备好你的工具

你需要一本合格的、订本式的现金日记账和银行存款日记账。 为什么强调订本式？因为这样账页不容易丢失或被随意更改。如果用电脑软件，那也得确保软件是合规的。另外，还得准备好笔（红笔和黑笔都要有），还有当天所有经过审核的记账凭证。

第二步：填写账簿的基础信息

在新的一年或者新的月份开始的时候，你要在账页的顶部填上年份和月份。如果这是你第一次使用这本账，或者上个月有余额结转过来，要在第一行的“摘要”栏写上“上年结转”或“上月结转”，然后在“余额”栏填上相应的金额。

第三步：逐笔登记经济业务

这是核心环节。你得根据审核过的记账凭证，一笔一笔地按时间顺序登记。

1. 填写日期：根据记账凭证上的日期，准确填入日记账的日期栏。
2. 填写凭证字号：把记账凭证的种类和编号填好，比如“现收字001”。
3. 填写摘要：根据记账凭证上的摘要，或者原始凭证的内容，简明扼要地写清楚业务内容。
4. 填写对方科目：根据记账凭证里的会计分录，找到与现金或银行存款科目相对的那个科目填上去。
5. 填写金额：
   • 如果这笔业务是收到现金或银行存款（比如销售收入、借款存入），就在“借方金额”（收入）栏填写相应的金额。
   • 如果这笔业务是支付现金或银行存款（比如购买材料、支付工资），就在“贷方金额”（支出）栏填写相应的金额。
6. 计算并填写余额：每登记完一笔业务，就要立即计算当前账户的余额，并填入“余额”栏。记住公式：期初余额 + 本期收入 – 本期支出 = 期末余额。

举个例子：

假设你手里有本现金日记账，上日余额是5000元。

• 业务一：10月8日，收到客户A现金货款3000元，凭证号“现收字001”。
  • 日期：10月8日
  • 凭证字号：现收字001
  • 摘要：收到A客户销售货款
  • 对方科目：主营业务收入
  • 借方金额（收入）：3000.00
  • 贷方金额（支出）：空
  • 余额：5000 + 3000 = 8000.00元
• 业务二：10月8日，支付员工B差旅费500元，凭证号“现付字002”。
  • 日期：10月8日
  • 凭证字号：现付字002
  • 摘要：支付B员工差旅费
  • 对方科目：管理费用
  • 借方金额（收入）：空
  • 贷方金额（支出）：500.00
  • 余额：8000 – 500 = 7500.00元

第四步：每日结账与核对（“日清”）

对于现金日记账，你必须做到“日清”。 每天营业终了，都要盘点一下手里的实际库存现金，看看是不是和现金日记账上当天的余额一致。如果发现不符，得赶紧找出原因，及时处理。 银行存款日记账虽然不用每天盘点，但也建议每天核对银行回单，及时发现问题。

第五步：月末结账与对账（“月结”）

每个月结束的时候，现金日记账和银行存款日记账都要进行月结。

1. 划线：在当月最后一笔业务的下方，在“本月合计”或“过次页”的金额上方划一条单红线。
2. 计算本月合计数：分别计算“借方金额”和“贷方金额”的本月合计数，并在摘要栏注明“本月合计”，然后填写合计数。
3. 结转余额：如果当月有余额，在合计数下方划一条单红线，并在摘要栏注明“结转下月”，然后将余额填入余额栏。 下个月开始的时候，把这个余额作为期初余额记到新账页的第一行。如果年度终了，则要注明“结转下年”。
4. 对账：
   • 账证核对：核对日记账的记录是否与记账凭证及原始凭证相符，金额和方向是否一致。
   • 账账核对：将现金日记账和银行存款日记账的余额与总账中“库存现金”和“银行存款”科目的余额进行核对，确保一致。
   • 账实核对：现金日记账要和实际库存现金核对。银行存款日记账要和银行对账单核对，并编制银行存款余额调节表，找出未达账项。

记账时需要注意的一些细节和经验

• 字迹清晰，规范书写：这是最基本的。账本是公司的财务记录，不是你的草稿纸。数字要写得标准，不能模棱两可，以免以后自己或别人看不懂。
• 及时登记，不要拖延：当天发生的业务，当天就要登记入账。拖延很容易忘记或者遗漏。
• 依据合规凭证：所有的记账都必须有合规的记账凭证作为依据。没有凭证，或者凭证不合规，绝不能记账。 你还需要对原始凭证进行复核，确认其合法性和合理性。
• 钱账分管原则：出纳只管钱和日记账，不能兼管总账、明细账、费用报销审核、稽核等工作。 这是为了互相牵制，避免舞弊，保证资金安全。
• 印章和票据的保管：财务印章、空白收据、空白支票等重要物品，出纳要妥善保管，并建立严格的领用和注销手续。
• 不准签发空头支票：确保银行账户有足够的钱才能开支票，这是纪律，也是避免信用受损。
• 发生错误怎么办？
  • 数字写错了：不能涂改。划掉错数，在上面写上正确数字，并在旁边盖章或签名。
  • 记账方向错了（借贷记反了）：用红字冲销原先错误的记录，再用蓝字做一笔正确的记录。
  • 漏记或重记：查出来后，补记或冲销。
  • 结账错误：如果只是简单的计算错误，可以红线更正。如果错误很多影响清晰度，可以补结正确余额，并在摘要栏说明情况。
• 保持警惕：出纳工作与钱打交道，需要高度集中注意力，一丝不苟。 任何一点疏忽都可能造成损失。

把出纳日记账记好，不仅仅是公司规章制度的要求，更是保护公司财产，确保财务信息准确的基础。就像你管理好自己的钱包一样，公司也需要有人认真细致地管理好每一笔进出的资金。当你把这些日常工作做得又快又准，你就会发现，出纳工作其实一点都不难，甚至会让你觉得很有成就感。