收据可以盖发票专用章吗

不行，收据不能盖发票专用章。

这事儿听起来好像是个小问题，但捅出去篓子可不小。我之前就见过有公司这么干，结果被税务查到，罚款、补税，一堆麻烦事。所以，今天就聊聊这个事儿，帮你把收据和发票彻底搞明白。

首先，收据和发票根本不是一回事

你得先明白，收据和发票在法律上是两个完全不同的东西。

• 发票 (Fapiao): 这是税务局官方认可的玩意儿。它是你买卖东西、提供服务的凭证，更重要的是，它是国家用来收税的依据。 发票上面有税务监制章，有一套严格的编号和管理规定。你公司的会计要做账、报税，都得靠这张纸。 对于买家来说，正规发票是维权、报销的凭证。

• 收据 (Shouju): 这就是个“收条”，证明你付了钱，我收了钱。它主要是交易双方之间的一个内部凭证，证明一手交钱一手交货的关系。 收据没有税务监制，格式也五花八门，文具店买一本就能用。它不能用来抵税，也不能作为正规的会计凭证入账。

简单说，发票是“官凭”，受税务局监管；收据是“民凭”，是你我之间的一个约定。

发票专用章，只能盖在发票上

现在来说章的问题。

“发票专用章”这个章，从名字就能看出来，它是专为发票“量身定做”的。 这个章是公司在税务局备案过的，上面有公司名称、统一社会信用代码和“发票专用章”字样。 税务局规定，这个章只能盖在发票上，而且要盖得清晰、完整，不能压住关键信息。

为什么这么严格？因为发票直接跟税收挂钩。发票专用章就像是给这张发票“验明正身”，证明它是从我这家公司开出来的，我要对这张发票负责，要为它交税。

收据上盖了发票专用章，会怎么样？

如果你在一张收据上盖了发票专用章，问题就来了。

• 对税务局来说： 这是一种违法行为。你等于是在用一个非法的凭证冒充合法发票，这叫“以其他凭证代替发票使用”。 税务局会认为你在扰乱发票管理秩序，有偷税漏税的嫌疑。根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定，这种行为会被税务机关责令改正，可以处1万元以下的罚款；情节严重的，处1万元以上5万元以下的罚款。

• 对你自己公司来说： 这会造成账目混乱。会计看到盖着发票专用章的收据，该怎么做账？是当发票处理还是当收据处理？如果当发票处理了，但税务局那边又没有对应的发票信息，一核对就出问题。这等于给自己埋雷。

• 对收钱的客户来说： 他们拿到这张盖了发票专用章的收据，可能会误以为这就是发票，拿回去报销。结果财务根本不认，因为这不是正规发票，不能作为税前扣除的凭证。 这样一来，客户不仅报不了销，还会觉得你们公司不正规，连最基本的财务常识都没有。

我有个朋友的公司就踩过这个坑。他们刚开始创业，财务不规范，图省事，有时候客户不要发票，就开了收据，顺手就把发票专用章盖上去了。后来被税务稽查的时候，翻出这些单子，被认定为“未按规定开具发票”。最后不仅被罚了款，还得把相应的税款全都补上，公司的纳税信用等级也受到了影响。

那收据应该盖什么章？

很简单，收据上应该盖“财务专用章”或者“公章”。

• 财务专用章： 这是最正规的做法。财务专用章代表公司确认收到了这笔款项，证明了资金的往来关系。
• 公章： 也可以。公章代表整个公司的行为，盖在收据上同样具有法律效力，证明公司承认这笔收款事实。

这两个章都能证明收据的真实性，但又不会和发票混淆，不会触犯税务法规。

什么时候用收据，什么时候开发票？

搞清楚了章的问题，你还得知道什么时候该用哪个凭证。

• 必须开发票的情况： 只要对方是公司，或者个人明确要求报销、维权需要，你就必须开具发票。这是你的法定义务，不能拒绝。
• 可以用收据的情况： 有些临时的、小额的内部资金往来，比如员工交的押金、保证金，或者一些不涉及经营业务的暂收款项，可以先开收据。 但是，一旦最终这笔钱变成了你的收入，比如押金转成了服务费，你就得把收据收回来，换成正式的发票。

操作步骤，帮你做对

为了避免出错，你可以按照这个流程来：

1. 分清需求： 客户付款后，先问清楚：“你需要发票报销吗？”
2. 需要发票： 直接通过税控系统开具正规发票，然后在发票的指定位置，清晰、完整地盖上“发票专用章”。确保章盖在发票联和抵扣联上。
3. 暂时不需要发票： 如果对方只是需要一个收款凭证，或者这是临时性的押金、定金，你可以开具收据。
4. 开具收据： 在收据上写明收款事由、金额、日期、付款方和收款方信息。
5. 收据盖章： 在收据的落款处，盖上公司的“财务专用章”或“公章”。
6. 收据换发票： 明确告知对方，这张收据不能报销，如果以后需要换开发票，必须凭这张收据原件来换。等对方来换时，收回收据，再开具发票。

把这几步养成习惯，就不会再犯把发票专用章盖到收据上的错误了。记住，财务无小事，一个章盖错了，后面可能就是一堆的麻烦和真金白银的损失。别图一时省事，给自己挖坑。