会计怎么做账

做账，说白了就是把公司花出去的每一分钱、赚进来的每一分钱都记下来。这事儿不复杂，但得细心。整个过程就像整理房间，先把所有东西拿出来（收集票据），然后分类（编制凭证），再放进不同的柜子（登记账簿），最后再看看房间整体效果（编制报表）。

第一步：拿到原始凭证，先审再分

所有做账工作都从一堆花花绿绿的票据开始，这些叫“原始凭证”。 比如你吃饭的发票、打车的收据、买办公用品的账单，还有银行的流水单，这些都是。

拿到这些票据后，别急着往抽屉里塞。先干一件事：审核。 看看这张票据是不是真的、合不合规矩。具体看几点：

抬头对不对：付款单位的名称是不是你们公司的全称，一个字都不能错。

信息全不全：日期、商品名称、数量、单价、金额这些有没有都写清楚。

大小写一致：金额的大写和小写数字对不对得上。

有没有盖章：开发票的单位有没有盖他们家的发票专用章。

审核没问题了，就把这些原始凭证按照时间顺序整理好。为了方便后面做账，可以简单分分类，比如哪些是吃饭的、哪些是交通的、哪些是买东西的。

第二步：把原始凭证“翻译”成记账凭证

原始凭证就像是日常说话，比较随意。但会计记账用的是“专业语言”，所以需要一个“翻译”过程。这个翻译工具就是“记账凭证”。

记账凭证是一张标准格式的表格，要把原始凭证的核心信息填上去。 你得根据每一笔业务的性质，确定它应该记在哪个“会计科目”下面。比如，销售产品收到钱，就是“主营业务收入”；员工报销的打车费，就记到“管理费用-交通费”里。

这里有个核心规则：“有借必有贷，借贷必相等”。 这句话听起来有点玄乎，其实就是一个记账的平衡原则。你可以简单理解成，每一笔钱的去向和来源都要说清楚，而且两边金额必须一样。比如，公司用银行存款付了1000块房租：

“借”方就记：管理费用-房租 1000元（钱花哪儿了）

“贷”方就记：银行存款 1000元（钱从哪儿来的）

你看，一借一贷，金额都是1000，账就平了。把这些信息填到记账凭证上，再把对应的原始发票贴在后面，一张完整的记账凭证就做好了。 做完之后，最好再检查一遍，确保科目没用错，金额没写错。

第三步：登记账簿，给每个科目安个家

记账凭证做完，下一步就是把这些信息抄到账本里，这个过程叫“登记账簿”。 账簿主要分两种：日记账和明细账。

• 现金日记账和银行存款日记账：这两本是专门记现金和银行存款流水账的。 每天发生了什么收支，都要一笔一笔记上去，做到“日清月结”，也就是说每天都要清楚账上有多少钱。
• 明细账：除了现金和银行存款，其他的会计科目也都要有自己的“账本”，这就是明细账。 比如“应收账款”这个科目，你得给每个客户都单独立个明细账，清清楚楚记着谁欠你多少钱，什么时候欠的。

登记账簿是个细致活，要一笔一笔地从记账凭证上抄过来，不能串行，也不能写错数字。现在很多公司都用财务软件，软件可以根据你录入的凭证自动生成这些账簿，能省不少事。

第四步：月末汇总，登记总账

一个月下来，你会积累一大堆记账凭证。到了月底，要把所有凭证汇总一下，编制一个“科目汇总表”。 这个表的作用就是把这个月每个会计科目的借方总额和贷方总额都算出来。

然后，根据科目汇总表上的数据，来登记“总账”。 总账是所有账户的总记录，它只记录每个科目一个月的总发生额和月末的余额，不像明细账那么细。 比如，“管理费用”这个总账科目，它只记这个月所有管理费用加起来一共是多少，不会具体到是打车花了多少、吃饭花了多少。

总账和它下面的所有明细账的余额加起来，必须是相等的。 比如，“应收账款”总账的余额，必须等于所有客户欠款明细账的余额总和。这一步叫“对账”，是为了确保账没记错。

第五步：结账，告一段落

对完账，确认所有数据都准确无误后，就可以“结账”了。结账就是把这个月的账目划一条线，计算出每个账户的本期发生额和期末余额，然后把余额转到下一个月去。 损益类的科目，比如收入和费用，在月末要把余额转到“本年利润”这个科目，这样就能算出这个月是赚了还是亏了。

第六步：编制财务报表，展示成果

这是做账流程的最后一步，也是最重要的一步。 公司的老板、投资人或者银行，他们看不懂那些复杂的账本，他们只想知道公司现在财务状况怎么样、这个月赚了多少钱。财务报表就是用最直观的方式回答这些问题的。

最核心的报表有三张：

资产负债表：告诉你公司在某个时间点（比如月末最后一天）有多少家底（资产），欠了别人多少钱（负债），以及真正属于自己的有多少（所有者权益）。 它的平衡公式是：资产 = 负债 + 所有者权益。

利润表：告诉你公司在这一个月里，总共赚了多少钱（收入），花了多少钱（成本费用），最后是盈利还是亏损。 它的基本逻辑是：收入 – 费用 = 利润。

现金流量表：这张表专门反映公司这个月现金的流入和流出情况，让管理者清楚地知道钱从哪里来，又花到哪里去了。

这些报表的数据都来源于你前面登记的总账和明细账。 编制报表的过程，就是把账簿里的数据按照固定的格式填到表格里。填完之后，一定要检查报表之间的勾稽关系，比如利润表里的净利润，要和资产负债表里未分配利润的变动对得上。

最后，做完的记账凭证要按照编号顺序整理好，装订成册，和原始凭证、财务报表一起妥善保管起来，以后查账或者审计的时候都要用。