成本入账一定需要发票吗-七点爱学

成本入账一定需要发票吗？

答案是：不一定。但是，这里面的“但是”最关键，别高兴得太早。

我刚做会计的时候，也以为没发票天就塌了。老板买了一堆东西回来，两手一摊说“没票”，我头都大了。后来跟税务局的人打交道多了，也踩了不少坑，才算把这事儿给捋清楚。

首先你得明白一件事：税务局为什么那么看重发票？

因为在中国，发票是税务系统最核心的凭证。它不光是你花了钱的证明，更是国家用来控税的工具。一张发票开出来，税务局的系统里就有记录了。谁卖的，谁买的，卖了多少钱，交了多少税，一清二楚。所以，对税务局来说，发票是最直接、最省事的查账依据。有发票，这笔交易的真实性就有了基本保障。

所以，咱们得有一个基本原则：只要是能要到发票的，就必须拿到发票。这是最安全、最规范的做法。别为了省一点税点，或者图方便，就跟供应商说“不要票了，便宜点”。这种操作，短期看是省了钱，长期看，税务风险很大。查到你头上，让你补税带罚款，那点便宜全得吐出来，还不够搭上罚金的。

好了，基本原则讲完了，现在说重点：哪些情况，真的可以没有发票也能入账？

这些情况不是我们自己瞎编的，是国家税务总局文件里明确写出来的。主要分这么几类。

第一类：公司内部发生的费用。

这类费用根本就不存在交易对手，自然也就没有发票。

最典型的就是员工的工资和社保。你给员工发工资，需要发票吗？当然不用。你的入账凭证是工资表、银行转账记录、个税申报记录。给员工交社保、公积金，凭证是社保局和公积金管理中心开出的缴款单或者银行回单。这些都是合法合规的凭证。

还有就是固定资产折旧和无形资产摊销。比如公司买了一台10万的服务器，规定用5年。那你每个月都要计提折旧费用。这个折旧费就是成本，但它只是一个会计计算，没有实际的现金付出去，所以不可能有发票。它的凭证是当初买服务器的那张10万的发票，以及公司内部的折旧计算表。

第二类：支付给个人的小额零星支出。

这是最常见，也是大家最容易搞混的地方。

税务总局有个公告，明确说了，企业支付给个人，单次交易金额在500元以下的，如果对方因为各种原因没法去税务局代开发票，你可以用收款凭证入账。

但是，注意这里的条件，非常严格。

最关键的是，就算不要发票，你也得有“收款凭证”。这个收款凭证不是你随便写个白条就行的。它必须包含收款人的姓名、身份证号码、具体花了什么钱、金额、日期，最重要的是，要有收款人的亲笔签名。

举个例子。公司办公室的马桶堵了，你在楼下随便找了个水电工来通，花了150块。这种师傅基本都是个人，你让他去税务局开发票，他可能嫌麻烦或者根本不懂。这时候怎么办？

正确的做法是：

第一步：通过微信或支付宝转账给他，保留转账截图。这是付款证明。
第二步：让他手写一个收据。上面写清楚“兹收到XX公司支付的通马桶服务费150元”，然后签上他的名字，写上身份证号和日期。
第三步：把转账截图和这个手写收据附在一起，作为会计凭证。

这样一套下来，就算没有发票，税务局来查账，你也能理直气壮地解释清楚。如果你只有一个转账记录，或者只有一张没头没尾的白条，那这笔费用很可能被认定为不合规，要从成本里剔除，补交企业所得税。

第三类：一些特殊的票据，它们本身就具备和发票同等的证明力。

比如，你去法院打官司，交了诉讼费，法院会给你开一个“诉讼费用交纳票据”，这就是财政部门监制的，可以直接入账。你公司违章了，交管部门给你开了罚单，你去银行交了罚款，银行给的回单加上那个罚单，就是合规凭证。

还有一种很重要的，就是支付给境外的款项。

比如，你公司用了国外的某个软件，每年要付1000美元的订阅费。对方是美国公司，根本开不出中国的发票。这时候怎么办？

这笔费用入账，需要一个组合拳：

合同或协议。 你和国外公司的合同，证明这笔交易是真实存在的。
银行付款凭证。 你去银行购汇、付汇的水单，证明你确实把钱付出去了。
税务备案和完税证明。 这是最关键的一步。因为这笔钱属于国外公司在中国的收入，按照税法，你有义务替他们代扣代缴中国的税款（比如增值税和企业所得税）。你去税务局办理这个手续，交完税后，税务局会给你一张《扣缴税款完税凭证》。

这张完税凭证，就相当于这笔境外支出的“发票”。有了合同+银行水单+完税凭证，这笔没有发票的境外支出就能合法地计入成本，进行税前扣除。

总结一下，成本入账到底要不要发票，你脑子里得有根弦。

首先，默认全都要发票。这是底线。

其次，对于那些实在拿不到发票的特殊情况，要学会用“替代方案”。这个替代方案不是你自己想当然，而是要严格按照税法的规定来。

工资社保，用工资表和缴款单。
500元以下的个人零星支出，用付款记录+对方签名的详细收据。
境外付款，用合同+银行水单+扣缴税款完税证明。
其他行政事业性收费，用财政部门监制的专用票据。

做账是个精细活，尤其是在中国这个“以票控税”的环境下。别怕麻烦。把凭证收全了，把手续做齐了，晚上才能睡得踏实。税务局查账的时候，你才能把所有单据往桌上一拍，说：“您看，我这儿清清楚楚，每一笔都合法合规。”

成本入账一定需要发票吗