购买劳保用品会计分录

公司买了一批劳保用品，比如安全帽、手套、口罩，发票拿过来了，会计应该怎么做账？这事儿看着简单，但里面的门道其实不少。做错了，不仅账目不清楚，还可能影响税务。

我们先说最常见的情况：买的是些消耗品，价值不高。比如几十块钱一双的劳工手套，一盒口罩，或者车间工人穿的普通工作服。这些东西用一用就没了，或者很快就得换新的。

这种情况下，就别想那么复杂了，直接记到费用里。简单直接。这在会计上叫“一次性费用化处理”。

会计分录这么写：
借：管理费用/销售费用/制造费用 – 劳保费
借：应交税费 – 应交增值税（进项税额）
贷：银行存款/库存现金/应付账款

解释一下这几个费用科目怎么选。很简单，看是谁在用。
如果是行政、人事、财务这些办公室人员用的，比如他们偶尔去车间戴的口罩，那就记到“管理费用”。
如果是销售人员跑业务时用的，比如一些防护用品，那就记到“销售费用”。
如果是一线生产车间的工人用的，比如安全帽、手套、防护鞋，这笔费用是生产成本的一部分，所以要记到“制造费用”里。如果你的公司成本核算没那么细，或者是个小公司，统一记到“管理费用”也行，但最规范的做法是按部门分。

举个例子：公司给生产车间买了1000元的口罩，增值税是130元，用银行转账付的款。
分录就是：
借：制造费用 – 劳保费 1000
借：应交税费 – 应交增值税（进项税额） 130
贷：银行存款 1130

这个处理方式覆盖了绝大多数日常的劳保用品采购，简单明了。

但是，如果买的东西比较贵，能用挺长时间，事情就不一样了。比如说，一套好几千块的特殊防化服，或者一个专业的呼吸器，能用个两三年。这还能直接当费用吗？一次性记到当期费用里，会让这个月的利润突然少一大块，不合理。

这里就出来一个概念，叫“低值易耗品”。说白了，就是它有点像固定资产（能用挺久），但价值又没高到那个份上。
公司内部一般都有个标准，比如会计准则规定固定资产使用年限要超过一年，公司自己可能会再加个金额标准，比如单价超过2000元或5000元并且能用一年以上的，才算固定资产。那没到这个标准的，就可以走“周转材料 – 低值易耗品”这个科目。

这种处理就分两步走。
第一步，买回来的时候，它暂时算公司的资产，不能直接进费用。
分录是：
借：周转材料 – 低值易耗品
借：应交税费 – 应交增值税（进项税额）
贷：银行存款/应付账款

第二步，发给员工用的时候，就要把它的价值转到费用里。这个过程叫“摊销”。摊销的方法有好几种，最常见的有两种：

1. 一次摊销法：
   这个方法最省事。东西一领用，就把它全部价值一次性转到费用里。
   分录是：
   借：管理费用/制造费用 – 劳保费
   贷：周转材料 – 低值易耗品
   这种方法适合那些价值不算特别高，管理上想简单化的公司。比如一个800块的防护面具，虽然能用两年，但为了省事，很多公司也就直接一次性摊销了。

2. 五五摊销法：
   这个方法稍微复杂点，但以前很流行。就是领用的时候摊销一半价值，等这个东西报废扔掉的时候，再摊销剩下的一半。
   领用时的分录：
   借：管理费用/制造费用 – 劳保费 （总价值的50%）
   贷：周转材料 – 低值易耗品 （总价值的50%）
   报废时的分录：
   借：管理费用/制造费用 – 劳保费 （剩下50%的价值）
   贷：周转材料 – 低值易耗品 （剩下50%的价值）
   说实话，现在这个方法用得越来越少了，因为管理起来麻烦，要追踪每个物品的状态。除非公司制度有明确要求，不然大部分会计都倾向于用一次摊销法。

还有一种极少数的情况，就是买的劳保用品真的又贵又能用好几年，完全符合固定资产的标准。比如，车间里为了防尘防毒，装了一套价值几十万的空气净化和安全防护系统。

这种就得老老实实地记作“固定资产”了。
处理也分两步。第一步是购买入账。
分录是：
借：固定资产
借：应交税费 – 应交增值税（进项税额）
贷：银行存款/应付账款

第二步，不是一次性进费用，而是每个月计提折旧。把这个资产的成本，分摊到它能用的每个月里去。比如这套系统能用10年（120个月），那每个月就计提一部分费用。
每个月的分录：
借：制造费用 – 折旧费
贷：累计折旧
这样处理，对利润的影响就比较平滑，也更符合权责发生制原则。

说到这，有几个现实中常踩的坑必须提醒一下。

第一个，发票。一定要拿到增值税专用发票。这是常识，但总有人忘。有了专票，进项税额才能抵扣。如果拿到的是普通发票，那税金部分也要一起记到成本或费用里，公司就白白多交了税。

第二个，别把福利费和劳保费搞混了。这是财务和税务最容易查的地方。劳保费是为了保证生产经营活动中员工的安全和健康，是工作必需品，比如防砸鞋、安全绳。福利费是为了改善员工生活，提高员工满意度，比如过节发的米面油、组织员工旅游穿的T恤。
为什么一定要分清？因为税法规定不一样。劳保费是合理的生产经营支出，可以在企业所得税前全额扣除。职工福利费的扣除是有限额的，不能超过工资薪金总额的14%。你把福利性质的东西记到劳保费里，税务一查出来，就得调增应纳税所得额，补税加罚款。
举个例子，给炼钢工人买专用的隔热防护服，这是劳保费。给公司全体员工搞团建，统一定制一批运动服，这就是福利费。性质完全不同。

最后，建议公司内部定个成文的规矩。多少钱以上、能用多久的算固定资产，多少钱以下的算低值易耗品，用哪种方法摊销，都白纸黑字写清楚。这样会计做账就有依据，不会换个会计做法就变了，审计和税务来检查的时候，也能说得清清楚楚。