坏账准备怎么计提？

做生意，最开心的事是卖出东西，但最头疼的事，是客户欠钱不还。你账上记着“应收账款”100万，看着挺多，但如果里面有30万都收不回来，那你其实是在自己骗自己。为了让账本更真实，会计上就搞出个东西，叫“坏账准备”。

简单来说，坏账准备就是提前估算一下，你的应收账款里，大概有多少钱会变成收不回来的死账，然后先把这笔“可能的损失”记下来。这是一种风险预估，也是会计上说的“稳健性原则”，就是说，有风险，咱就得先认，别等到天塌下来再说。

这事不是瞎猜，有具体的方法。最常用的，也是最靠谱的方法，叫“账龄分析法”。

我给你一步步拆解这个方法。

第一步：把所有欠你钱的客户拉个清单。
这个清单就是你的“应收账款明细表”。用Excel就能做，每一行是一个客户，或者是一笔具体的发票，写清楚客户名字、欠了多少钱、发票日期。这是基础，基础数据错了，后面全白干。

第二步：给这些欠款“算年龄”。
“账龄”就是指这笔钱欠了你多久。从发票开出去那天算，到现在有多长时间。你得给它们分分类，做个“账龄区间”。通常是这么分的：
* 1个月以内
* 1-3个月
* 3-6个月
* 6个月-1年
* 1年以上
* 3年以上

为什么要分这个？逻辑很简单：欠得越久，收回来的可能性就越低。刚欠你20天的客户，大概率只是忘了或者在走付款流程。欠你一年的，电话都可能打不通了。

第三步：给每个年龄段设定一个“坏账计提比例”。
这个比例就是你估计这个年龄段的欠款有多大可能收不回来。这个比例不是拍脑袋定的，得有依据。
* 如果是新公司，可以参考行业通常的做法。比如，做批发生意的，可能回款周期长，比例就得定得现实一点。
* 如果是老公司，就看自己的历史数据。翻翻过去几年的账，看看每年实际发生的坏账占不同账龄应收账款的比例是多少，算个平均值。

我给你个例子，一家普通贸易公司的计提比例可能是这样的：
* 1个月以内：计提0.5% (风险很小)
* 1-3个月：计提5%
* 3-6个月：计提10%
* 6个月-1年：计提30%
* 1-3年：计提50% (基本一半一半了)
* 3年以上：计提100% (默认这笔钱已经没了，但万一收回来就是惊喜)

这个比例是你公司的会计政策，定下来就不能随便改。每年都要用同样的方法，保持一致性。

第四步：开始计算。
现在你有账龄区间，有每个区间的金额，还有计提比例。直接用乘法就行。

假设你的应收账款情况是这样：
* 1个月以内：100,000元
* 1-3个月：50,000元
* 3-6个月：20,000元
* 6个月-1年：10,000元
* 1-3年：5,000元
* 3年以上：2,000元

按照上面那个计提比例，我们来算：
* 1个月以内应计提坏账 = 100,000 * 0.5% = 500元
* 1-3个月应计提坏账 = 50,000 * 5% = 2,500元
* 3-6个月应计提坏账 = 20,000 * 10% = 2,000元
* 6个月-1年应计提坏账 = 10,000 * 30% = 3,000元
* 1-3年应计提坏账 = 5,000 * 50% = 2,500元
* 3年以上应计提坏账 = 2,000 * 100% = 2,000元

把这些加起来：500 + 2,500 + 2,000 + 3,000 + 2,500 + 2,000 = 12,500元。

这个12,500元，是你的“期末坏账准备应有余额”。意思是，到今天为止，你的坏账准备这个账户里，应该有12,500元才算合理。

第五步：做会计分录（也就是记账）。
这是最关键的一步，也是很多人会搞混的地方。你不是直接记12,500元。你要看你账上“坏账准备”这个账户在算之前已经有多少钱了。

假设，上个季度末，你这个账户里已经有8,000元的余额了。
而你现在算出来，它“应该”有12,500元。
差多少？12,500 – 8,000 = 4,500元。
所以，你这个季度要“补提”4,500元。

会计分录这么写：
借：信用减值损失 4,500元
贷：坏账准备 4,500元

“借：信用减值损失”的意思是，你把这4,500元当做本期的一项费用，它会减少你当期的利润。
“贷：坏账准备”的意思是，你把“坏账准备”这个水池里的水加了4,500元，让它的总额达到12,500元。

“坏账准备”在资产负债表上，是“应收账款”的一个减项。比如你应收账款总额是187,000元，坏账准备是12,500元，那报表上显示的“应收账款净额”就是174,500元。这个数字，才更能反映你真正能收回来的钱大概是多少。

再举个反过来的例子。
假如你这个季度回款特别好，一些老账也要回来了。经过第四步计算，你发现期末坏账准备应有余额只需要7,000元。
但你账上已经有8,000元了。
这说明你之前提多了。怎么办？冲回1,000元。

会计分录就是反过来：
借：坏账准备 1,000元
贷：信用减值损失 1,000元

这样做，相当于你本期增加了一笔1,000元的“收益”，因为它冲减了费用。

上面说的是账龄分析法。还有一种更简单的方法，叫“销售收入百分比法”。就是直接拿你当期的销售收入，乘以一个固定的比例，比如1%，来计提坏账。这种方法简单粗暴，但没那么准，因为它不看你应收账款的实际情况，只看销售额。小企业，或者交易笔数特别多、单笔金额很小的公司可能会用。但大部分公司，尤其是要面对审计的，还是老老实实用账龄分析法。

最后，说两个实际操作中的情况。

情况一：一笔账真的确定收不回来了，怎么办？
比如，客户公司都倒闭了，法人跑路了。你确认这笔10,000元的账款彻底没戏了。这时候就要做“坏账核销”。
分录是：
借：坏账准备 10,000元
贷：应收账款-XX公司 10,000元

你看，这里没有影响你的利润。为什么？因为你之前计提坏账准备的时候，已经通过“信用减值损失”这个科目把利润减过了。现在只是把准备金用掉，同时把你账上那笔不切实际的“应收账款”给清掉。两边一起减，资产负债表上“应收账款净额”其实没变。

情况二：核销掉的坏账，客户又奇迹般地还钱了，怎么办？
这种事虽然少，但也会发生。客户良心发现了，回来还了这10,000元。
你得做两步操作：
1. 先把之前核销的分录反过来做一遍，恢复这笔应收账款。
借：应收账款-XX公司 10,000元
贷：坏账准备 10,000元
2. 再正常地做一笔收款分录。
借：银行存款 10,000元
贷：应收账款-XX公司 10,000元

整个过程就是这样。计提坏账准备不是为了把账做难看，而是为了让公司的财务报表更真实。它能让你清醒地看到自己公司的资产质量，也能提醒你去加强客户信用管理和催款。如果一家公司的坏账准备计提比例常年走高，那说明它的客户质量或者回款政策出了大问题，这是个危险信号。