会计总账怎么做

做会计总账这事儿，说复杂也复杂，说简单也简单。别被那些听起来很厉害的术语吓到，本质上就是把公司的钱怎么来的、怎么花的，都记清楚，最后汇总起来，让老板和外面的人（比如税务局）能看明白。

一、先从基础开始：建立账套

如果你是给一家新公司做账，第一步就是“建账”。现在大部分公司都用财务软件了，比如用友、金蝶这些，手工账已经很少见了。

• 软件选择与设置： 软件怎么选看公司规模和预算。选好后，第一件事是建立一个新的“账套”。这个账套就像是给公司财务信息安个家。你需要设置公司名称、会计准则（小公司一般用《小企业会计准-则》）、开始启用的会计期间（比如从2025年1月开始）等基本信息。
• 设置会计科目： 这是核心。会计科目就是钱的分类标签，比如“库存现金”、“银行存款”、“应收账款”、“主营业务收入”、“管理费用”等等。软件里通常会有一套标准的科目表，你可以根据公司的具体业务增加、修改或删除一些二级、三级明细科目。 比如说，“管理费用”这个一级科目下，你可以根据需要设置“办公费”、“差旅费”、“招待费”等二级明细科目，这样账目会更清楚。

二、日常工作：处理凭证和登记账簿

建好账套，日常工作就开始了。总账会计不一定亲自做每一笔账，但要负责审核和指导。 整个流程是围绕“凭证”展开的。

• 审核原始凭证： 这是所有工作的起点。员工报销一张出租车票、采购收到一张发票、销售开出一张发票，这些都是原始凭证。你的任务是检查这些票据是不是真的、合不合规矩、内容填得完不完整。 比如，一张报销单，得看有没有经手人、审批人的签字，金额对不对，发票是不是合法的。 这是第一道关，守不好后面全是麻烦。
• 编制记账凭证： 原始凭证审核没问题了，就要把它翻译成“会计语言”，也就是做成记账凭证。记账凭证上有摘要（简单说明这笔钱是干嘛的）、会计科目、借方金额、贷方金额。 比如，收到一笔销售款存入银行，记账凭证就是：借：银行存款，贷：主营业务收入，应交税费-应交增值税（销项税额）。有借必有贷，借贷必相等，这是铁律。
• 登记明细账： 记账凭证做好之后，就要把这些信息“过账”到对应的明细账里。 明细账是总账的详细记录。 比如，“应收账款”这个总账科目下，会按照每个客户设置明细账，清楚地记录着欠每个客户多少钱。 现在用财务软件，只要凭证一保存，软件会自动登记明细账，比手工方便多了。
• 编制科目汇总表： 到月底，需要把这个月所有的记账凭证按照会计科目进行汇总，编制一张科目汇总表。 这张表能让你看到每个科目在这个月总共借方发生了多少，贷方发生了多少。
• 登记总账： 总账是根据科目汇总表来登记的。 它只记录每个一级科目的总的发生额和余额。 总账提供了公司财务状况的一个整体视图。同样，财务软件也能自动完成这一步。

三、月末和年末的关键工作：对账、结账与报表

每个月的月底，是一段忙碌但关键的时期。

• 对账： 这是为了确保账目准确无误。主要有三个方面：
  • 账证相符： 确保账簿记录和记账凭证上的信息一致。
  • 账账相符： 确保总账的余额和它下面所有明细账的余额加起来相等。
  • 账实相符： 这是最重要的，要求账面上的数字和实际拥有的资产对得上。比如，现金日记账的余额要和保险柜里的现金数一样；银行存款日记账的余额要和银行对账单上的余额核对（通常需要编制“银行存款余额调节表”）；库存商品的账面数量要和仓库盘点的实际数量一致。
• 月末结转： 月底需要做一些特定的会计处理，也叫“期末结转”。 这包括：
  • 计提折旧和摊销： 对公司的固定资产（比如电脑、汽车）和无形资产（比如软件）计提折旧或进行摊销。
  • 计提税费： 计算并计提这个月应该缴纳的各种税费，比如增值税附加税等。
  • 结转损益： 把所有收入、成本、费用这些“损益类”科目的余额，全部转到“本年利润”这个科目里，这样才能算出这个月是赚了还是亏了。
• 编制财务报表： 月末所有账都结平了，就可以出报表了。最主要的是三张表：
  • 资产负债表： 反映公司在月底这一天有多少资产、多少负债、老板自己投了多少钱（所有者权益）。
  • 利润表： 反映公司这一个月是赚钱了还是亏钱了，赚了多少或亏了多少。
  • 现金流量表： 反映公司这一个月现金的流入和流出情况。
• 纳税申报： 根据算出来的税费和编制好的报表，在规定的时间（通常是次月15号之前）向税务局申报纳税。
• 凭证装订和归档： 一个月忙完，要把这个月所有的记账凭证，附上后面的原始凭证，按照编号顺序打印、整理好，装订成册，妥善保管。

年末的工作和月末类似，但更全面。比如要进行全面的财产清查，处理全年的往来款项核对，并最终计算出全年的企业所得税并进行汇算清缴。

做总账，细心和逻辑是关键。每一步都要有依据，数据要能对得上。一开始可能会觉得流程繁琐，但只要跟着这个框架一步步来，多做几次，就会发现其中的规律。