办公用品记入什么科目?

办公用品买回来，发票要记在哪个会计科目下？这事儿听起来简单，但实际操作起来，很多人会搞混。不同的公司，不同的情况，处理方法还真不一样。

最常见的做法是直接计入“管理费用”。

多数公司买的办公用品，比如笔、本子、文件夹这些，金额不大，消耗也快，这个月买了，下个月可能就用完了。这种情况下，最省事的处理方式就是直接当成费用处理掉。

具体记在“管理费用”下面的哪个明细科目呢？一般是“办公费”。

举个例子，公司这个月买了500块钱的笔和打印纸。会计收到发票后，做的分录就是：

借：管理费用 – 办公费 500元

贷：库存现金 / 银行存款 / 应付账款 500元

为什么是“管理费用”？因为这些东西是公司行政管理部门日常办公用的，是为了维持公司正常运转发生的支出，不直接跟生产产品或者跑销售业务挂钩。所以，把它归为管理费用最合适。

但是，并非所有办公用品都这么简单处理。

有时候，一次买的办公用品金额特别大。比如，公司新成立，或者搬了新办公室，一次性采购了10万块钱的办公桌椅、电脑、打印机。这时候，如果还把这10万块钱全部计入当月的管理费用，就会导致那个月的利润表非常难看，费用突然暴增，利润大降。这不能真实反映公司的经营情况。

所以，会计准则里有规定，对于这种价值比较大，而且能用比较长时间的物品，应该先作为资产入账，然后在使用期限内分期摊销，把成本分摊到每个月的费用里。

这类东西，我们通常叫“低值易耗品”或者直接计入“固定资产”。

到底怎么区分呢？主要看两个标准：价值和使用寿命。

每个公司内部都可以自己定一个标准。比如，规定单价在2000元以上，使用寿命超过一年的，就算固定资产。低于这个标准的，就算低值易耗品。或者有些公司规定得更细，5000元以上算固定资产。这个标准不是税务局强制的，公司可以根据自己的实际情况来定。

情况一：作为“低值易耗品”处理

假设公司一次买了5万块钱的办公用品，里面有桌子、椅子、文件柜，单价都不高，不满足固定资产的标准，但又能用个一两年。这时候就可以用“周转材料”或者“低值易耗品”这个科目来核算。

买回来的时候，先入库，做一笔分录：

借：周转材料 – 低值易耗品 50000元

贷：银行存款 50000元

这笔分录的意思是，东西是买了，但还没开始用，所以暂时不能算费用，而是算作公司的一项资产，叫“周转材料”。

然后，等办公室把这些东西领出去用的时候，再把它的价值转为费用。这里又有两种常见的摊销方法：

1. 一次转销法：领用的时候，一次性把全部价值都计入费用。这个方法最简单，适合那些价值真的很低的东西。

   领用时分录：

   借：管理费用 – 办公费 50000元

   贷：周转材料 – 低值易耗品 50000元

2. 分次摊销法（比如五五摊销法）：这个方法稍微复杂点，但也更精确。领用的时候，先摊销一半的价值，等这个东西报废扔掉的时候，再摊销剩下的一半。

   领用时分录：

   借：管理费用 – 办公费 25000元

   贷：周转材料 – 低值易耗品 25000元

   报废时分录：

   借：管理费用 – 办公费 25000元

   贷：周转材料 – 低值易耗品 25000元

用哪种方法，还是看公司的管理需要。如果想省事，就用一次转销法。如果想让每个月的费用更平稳，就用分次摊销法。

情况二：作为“固定资产”处理

如果买的是一台2万块钱的高档打印机，或者一套1万块钱的老板桌，使用寿命好几年。这种就应该算作“固定资产”了。

买回来的时候，做的分录是：

借：固定资产 – 办公设备 30000元

贷：银行存款 30000元

然后，从把它投入使用的下个月开始，每个月都要计提折旧。折旧就是把固定资产的成本，分摊到它预计能使用的每个月里去。

比如，这台打印机预计能用5年（60个月），没有残值。那么每个月要计提的折旧就是：

30000元 / 60个月 = 500元/月

每个月会计都要做一笔计提折旧的分录：

借：管理费用 – 折旧费 500元

贷：累计折旧 500元

这样一来，这台打印机的3万块成本，就通过“折旧费”的形式，在未来5年里，慢慢地进入了每个月的管理费用，而不是一次性冲击某一个月的利润。这样做出来的财务报表，才能更稳定、更真实地反映公司长期的经营状况。

不同部门领用的办公用品，科目也不同

前面说的都默认是行政管理部门用的，所以计入“管理费用”。但如果这些办公用品是其他部门用的，那就要记到相应的科目里去。

• 销售部门用：比如销售人员跑业务用的文件夹、名片、宣传册打印费。这些应该计入“销售费用 – 办公费”。因为这是为了卖东西发生的费用。

  分录：

  借：销售费用 – 办公费

  贷：银行存款

• 生产车间用：比如车间办公室里文员用的笔、纸，或者车间墙上挂的生产看板。这些应该计入“制造费用 – 办公费”。因为它属于生产产品过程中间接发生的费用。

  分录：

  借：制造费用 – 办公费

  贷：银行存款

• 研发部门用：搞研发的人员，在实验室里做记录用的本子、笔。这些应该计入“研发支出 – 费用化支出”。

  分录：

  借：研发支出 – 费用化支出

  贷：银行存款

所以，会计在拿到一张买办公用品的发票时，不能想当然就直接扔进“管理费用”。最好问一句：“这东西是哪个部门领的？”搞清楚受益对象是谁，才能把费用准确地记到对应的科目里。这样做，才能精细化地核算每个部门的成本，方便老板看清楚钱到底花在了哪里。

实际工作中的一些小技巧

理论上分得很清楚，但实际工作中，为了简化核算，很多公司会有一个“重要性原则”。

什么意思呢？就是说，如果一件事对财务报表的整体结果影响不大，那就可以用简单点的方法来处理。

比如，车间办公室偶尔领用了一包A4纸，也就几十块钱。理论上应该记“制造费用”，但会计为了省事，直接跟其他行政部门的办公用品一起，都记到“管理费用 – 办公费”里了。这样做算错吗？严格来说不完全对，但因为金额太小，对最后计算出来的产品成本、公司利润几乎没影响，所以也没人会去追究。这就是重要性原则的应用。

但是，如果车间一次性领用了一大批专门用于生产记录的定制表格，花了好几千块钱，这时候还往管理费用里塞就不合适了。因为它会影响制造费用的归集，进而影响产品成本的准确性。

总的来说，处理办公用品的入账问题，关键就几步：

1. 判断金额大小和使用期限：金额小、消耗快的，直接进“管理费用 – 办公费”。
2. 判断是否达到固定资产标准：金额大、用得久的，看看够不够公司的固定资产标准。够了，就走“固定资产”科目，按月提折旧。
3. 不构成固定资产但价值较大：不够固定资产标准，但一次买的量大、金额也不小，就走“周转材料 – 低值易耗品”，领用时再分次或一次摊销进费用。
4. 分清使用部门：最后，也是很重要的一点，搞清楚是哪个部门用的，把费用记到对应的部门费用里去，比如管理费用、销售费用、制造费用。

把这几点搞清楚，一张办公用品发票到手里，就不会再稀里糊涂了。