公司报销金额小于发票金额怎么做会计分录？

这事儿其实挺常见的，员工拿出差的发票来报销，发票上写着1000块，但公司只给报了800块。剩下的200块怎么办？账要怎么做才平？这背后有好几种可能性，每一种的处理方法都不一样。咱们今天就把这事儿掰开揉碎了讲清楚。

第一种情况：员工自己承担一部分费用

最常见的一种情况就是，发票里有一部分是员工自己的个人消费。比如，出差吃饭，发票总共500块，但其中有100块是员工自己买了点零食或者请朋友吃饭的，这部分钱公司规定不能报。那员工就只能报销400块的餐费。

这时候，会计处理其实很简单，公司只认那400块的费用。

会计分录就这么做：

• 借：管理费用 – 差旅费 400元
• 贷：银行存款 (或库存现金) 400元

你看，整个分录里根本就没出现那100块钱的事儿。因为从公司的角度看，它只确认了400元的费用，也只付了400元。那张500块的发票，只是一个原始凭证，用来证明这400块费用是真实发生的。会计在审核这张发票的时候，会在上面注明“实报400元”，然后把这张500元的发票附在记账凭证后面就行。

这事的关键在于，公司的报销制度要写得明明白白。制度里要说清楚，哪些能报，哪些不能报，标准是什么。员工在报销前自己就应该把个人消费的部分剔除掉，只申请应该报销的金额。这样大家都省事，会计审核起来也快。

我之前待过一家公司，报销制度就特别细。比如招待费，不仅有人均标准，还明确说了不能报销香烟和高档酒水。有一次，一个销售请客户吃饭，发票里有两条“中华香烟”，财务直接就给剔除了，只报了饭费。那个销售虽然有点不乐意，但制度白纸黑字写着，也没办法。这就是规矩的重要性。

第二种情况：超过了报销标准

还有一种情况是，员工的消费本身是合规的，但金额超出了公司的报销标准。比如，公司规定出差住酒店，每天的住宿标准是500块。但员工小王去了一个一线城市，实在找不到500块以下的像样酒店，最后住了一家600块的，多花了100块。

发票是600块，但公司制度在那儿，只能给他报500块。这多出来的100块，得小王自己掏腰包。

这时候的会计分录，和第一种情况本质上是一样的。公司只承担它制度范围内的费用。

分录还是这样：

• 借：管理费用 – 差旅费 500元
• 贷：银行存款 500元

那张600块的发票，同样是作为附件附在后面。会计审核的时候，会核对公司的报销标准，然后批注“按标准报销500元”。

这种事其实也挺考验公司制度的人性化程度。如果标准定得太死，完全不考虑实际情况，员工就会有怨言。比如某些城市的会展期间，酒店价格翻倍，你还按平时的标准来，那员工就得自己贴不少钱。

一个聪明的做法是，在制度里留个口子。比如，可以规定“特殊情况需提前申请或由部门负责人审批”。这样既能控制大部分情况下的成本，又不至于让员工在特殊情况下太吃亏。管理不是冷冰冰的条条框框，得有点人情味儿。

第三种情况：发票金额太大，公司分次支付

这种情况不太多见，但也会发生。比如，公司采购了一台设备，发票金额是10万块。但是根据和供应商的合同，公司先付80%，剩下的20%作为质保金，一年后再付。

这时候，报销的同事（比如采购部的同事）拿着10万块的发票来走账，但公司这次实际只支付8万。

会计处理就要分两步走了。

第一步，收到发票，确认全部负债：

• 借：固定资产 100,000元
• 贷：其他应付款 – XX供应商 100,000元

这里用“其他应付款”或者“应付账款”都可以，具体看公司的会计科目设置习惯。这个分录的意思是，我们公司承认欠了供应商10万块钱，同时增加了10万块的资产。

第二步，支付第一笔款项：

• 借：其他应付款 – XX供应商 80,000元
• 贷：银行存款 80,000元

这个分录表示，我们还了8万块钱的债，所以“其他应付款”这个负债科目减少了8万，同时银行存款也减少了8万。

这样处理完，账上就清楚地显示：我们有一个10万的固定资产，还欠着供应商2万块钱（10万减8万）。等一年后付清尾款时，再做一个分录：

• 借：其他应付款 – XX供应商 20,000元
• 贷：银行存款 20,000元

这样，整个业务流程在账务上就闭环了。

第四种情况：员工垫付，公司后续还款给员工

这是最复杂，也是最容易出错的一种。员工出差或者临时采购，自己先用信用卡或者花呗垫付了钱。比如，员工小张给公司买办公用品，花了1500块，发票也是1500块。但是他回来报销的时候，公司账上暂时没那么多现金，或者审批流程还没走完，就先给了他1000块，剩下的500块下个月再给。

这种情况下，报销金额小于发票金额，但这个差额是公司欠员工的钱，不是不给，只是晚点给。

会计处理就必须体现出这笔公司对员工的负债。

第一步，收到发票，确认全部费用和对员工的负债：

• 借：管理费用 – 办公费 1500元
• 贷：其他应付款 – 小张 1500元

这个分录是关键。它表示公司确认了1500元的费用，但这笔钱不是直接付出去，而是变成了欠小张的钱。所以“其他应付款”这个负债科目增加了1500元。千万不能直接贷记“银行存款”，因为公司还没付那么多钱。

第二步，支付第一笔款项给小张：

• 借：其他应付款 – 小张 1000元
• 贷：银行存款 1000元

这个分录表示公司还了小张1000块钱，所以对他的负债减少了1000块，银行存款也相应减少。

做完这两步，账上“其他应付款 – 小张”这个科目就还剩500元的贷方余额，正好就是公司还欠小张的钱。等下个月公司把剩下的500块付给他时，再做一笔分录：

• 借：其他应付款 – 小张 500元
• 贷：银行存款 500元

这样一来，账就平了。“其他应付款 – 小张”这个科目的余额也清零了。

这种处理方式最能真实、准确地反映公司的财务状况。它清楚地记录了公司费用的发生情况，以及对员工的债务情况。如果处理不当，比如第一步直接就做了“借：管理费用 1000，贷：银行存款 1000”，那剩下的500块费用就没入账，同时公司欠员工钱这个事儿在账上也看不出来，这就乱了。

总的来说，处理报销金额小于发票金额的问题，核心思路就是要搞清楚差额部分到底是什么性质。是员工个人承担的？还是超出报销标准的？或者是公司暂时没付清的欠款？只要把性质搞清楚了，对应的会计分录自然就水到渠成了。会计工作，最怕的就是稀里糊涂，一笔业务背后的逻辑没想明白，账肯定做不对。