余额调节表是出纳还是会计

“余额调节表是出纳还是会计？” 这个问题，每次我跟刚入行的小白聊起，都能看到他们一脸的纠结。这感觉我太懂了，想当年我刚从学校出来，也是被这个问题搞得头大。课本上说的条条框框，跟实际工作里的弯弯绕绕，有时候真对不上号。

所以，这事儿到底该谁干？

直接给答案：银行存款余额调节表，应该由会计来做，而不是出纳。

我知道，肯定有人会马上跳出来说：“不对啊，我们公司就是出纳在做啊！” 别急，我完全理解。很多小公司，人手紧张，岗位职责划分得没那么清楚，出纳做调节表的情况确实存在。但是，这种情况存在，不代表它就是对的，更不代表它没有风险。

我们得先搞明白一件事：出纳和会计，这两个岗位从根本上就是互相监督、互相制衡的。这就是我们常说的“内部控制”。你想想，如果管钱的（出纳）又自己对账（编制调节表），那不就相当于自己监督自己吗？这里面的风险就太大了。

出纳的角色：管钱的

我们先聊聊出纳。出纳的核心工作是什么？就是跟“钱”直接打交道。每天的工作基本就是：

• 收款：收到现金、银行存款。
• 付款：报销、支付供应商款项。
• 登记日记账：把每一笔收支，一五一十地记在现金日记账和银行存款日记账上。这个账，是流水账，发生一笔就记一笔。
• 保管：保管好现金、银行票据、U盾这些东西。

你看，出纳的工作特点就是“动钱”、“记流水”。他记录的是自己手上钱的进进出出。所以，出纳手里的那本“银行存款日记账”，反映的是从我们公司自己角度看的银行存款有多少。

会计的角色：管账的

会计呢？会计不直接碰钱。他的工作是“管账”。具体来说，会计要干这些事：

• 审核凭证：出纳根据原始凭证（比如发票、收据）登记了日记账，这些凭证最终要交给会计。会计要审核这些凭证合不合规、数对不对。
• 记总账和明细账：审核无误后，会计要把这些业务登记到总分类账和相关的明细分类账里。
• 编制报表：到了月底、年底，会计要根据总账、明细账这些数据，编制财务报表，比如利润表、资产负债表。
• 对账：这是关键。会计需要核对账目之间的一致性，比如总账和明细账要对得上，账上的资产和实际盘点的资产要对得上。银行存款的核对，就是其中非常重要的一环。

所以，会计是从一个更宏观、更全面的角度来处理公司的财务数据。他是在出纳流水账的基础上，进行整理、审核、汇总和监督。

为什么调节表必须是会计做？

好了，现在我们回到核心问题：银行存款余额调节表。这个表到底是干嘛的？

简单说，它就是用来核对两本账的：一本是公司出纳记的“银行存款日记账”，另一本是银行给我们打印的“银行对账单”。

理论上，这两本账的余额应该是一样的。但实际上，几乎永远都不一样。为什么？因为有“未达账项”。

什么是未达账项？就是因为时间差，导致有一方已经记了账，另一方还不知道，还没记。

举两个最常见的例子：

1. 企业已收，银行未收：比如月底最后一天下午，客户给你转了一笔钱，你公司出纳已经收到银行的短信提醒，高高兴兴记到账上了。但是银行那边处理需要时间，可能要到下个月初才正式入账，所以这个月底的银行对账单上就没有这笔钱。
2. 企业已付，银行未付：你月底给供应商开了一张支票，出纳马上就在账上把这笔钱减掉了。但供应商可能过了好几天才去银行兑现。所以在银行那边看来，这笔钱月底的时候还在你账上趴着呢。

除了这些，还有银行直接扣的手续费、利息等等，公司这边可能没及时收到通知，也会造成差异。

银行存款余额调节表的作用，就是把这些差异找出来，一项一项列清楚，然后通过加加减减，让两边的余额最终能对上。对上了，就说明两边的账都没记错，只是时间上有点延迟。如果怎么都对不上，那肯定有一方记错了，就得赶紧查。

现在你再想想，这个“找茬”和“核对”的工作，应该谁来做？

让出纳自己做，风险在哪里？

如果让出纳来做调节表，就等于让他自己检查自己的工作。我们从最坏的角度来想一下可能会发生什么：

• 错误无法被发现：出纳也是人，是人就会犯错。比如一笔钱记错了金额，或者重复记了一笔账。如果他自己做调节表，他可能会因为惯性思维或者疏忽，发现不了自己的错误。甚至，为了让账面对平，他可能会在调节表上做手脚，掩盖这个错误。
• 舞弊有了可乘之机：这是最严重的情况。假如一个不怀好意的出纳，挪用了一笔公款。到了月底，银行对账单上的余额肯定比他自己记的账要少。如果他自己做调节表，他就可以编造一个假的“未达账项”，比如“一笔已付款但银行未支付的款项”，来把这个窟窿在调节表上“调平”。这样一来，会计和其他人从调节表上看，账是平的，就很难发现资金已经被挪用了。

我之前待过一家公司，就出过类似的事。当时公司规模不大，老板为了省事，就让出纳小王一个人管钱、记账、还自己做调节表。小王平时看起来挺老实的，谁也没想到他会动歪心思。他利用职务之便，分好几次把公司的钱转到自己卡里，然后每次月底就用假的未达账项把调节表做平。因为没人复核，这个事持续了快一年才因为一次偶然的机会被发现，那时候窟窿已经很大了。老板后悔都来不及。

这个例子血淋淋地告诉我们，把管钱和对账的职责放在同一个人身上，就是在给风险敞开大门。

正确的流程应该是怎样的？

一个规范的公司，处理银行对账的流程应该是这样的：

1. 出纳的工作：

   • 月底结账后，把本月所有的银行收付款凭证整理好。
   • 打印出自己登记的“银行存款日记账”的月末余额。
   • 将这些资料全部交给会计。

2. 会计的工作：

   • 从银行获取本月的“银行对账单”。这个对账单最好是由会计亲自去银行拿，或者通过企业网银直接下载，总之，不能经过出纳的手。这是为了保证对账单的原始性和真实性。
   • 拿到出纳交过来的银行存款日记账和相关凭证。
   • 开始核对。把日记账和对账单，一笔一笔地勾对。一样的就打个勾。
   • 找出两边对不上的部分，也就是“未达账项”。
   • 编制“银行存款余额调节表”。把企业日记账余额和银行对账单余额分别作为起点，加上对方已收自己未收的，减去对方已付自己未付的，最后得出的两个余额应该要相等。
   • 如果调节后余额仍然不相等，会计就要负责查明原因。是出纳记错了？还是银行搞错了？必须查个水落石出。
   • 调节表编制完成后，要归档保存，并且通常需要附在当月的记账凭证后面。

你看，在这个流程里，出纳只负责提供自己记的账。会计则扮演一个独立的、第三方审核的角色。他拿着最原始的银行数据（对账单），来验证出纳工作的准确性。这样一来，出纳的工作受到了监督，会计的账目也得到了核实，形成了一个闭环。

总结一下

别再纠结了。从内控制度和岗位职责分离的角度看，银行存款余额调节表毫无疑问应该由会计编制。

• 出纳是“运动员”：负责资金的收付和记录。
• 会计是“裁判员”：负责监督、核对和报告。

让运动员自己当裁判，比赛的公正性就无从谈起。

当然，我知道在实际工作中，很多小微企业受限于人力成本，做不到这么严格的岗位分离。如果你们公司现在确实是出纳在做，也不是说天就要塌下来了。但作为老板或者管理者，你心里必须清楚地知道，这里面存在风险。你可以采取一些补救措施，比如：

• 老板或财务主管定期复核：即使是出纳做的调节表，也必须由更高一级的人（比如财务主管或老板本人）进行仔细复核。不能出纳做完就完事了。复核的时候，要亲自核对银行对账单的原件。
• 逐步规范：随着公司的发展，一定要尽快把这个职责划分清楚。招一个专职会计，或者把这部分工作外包给代理记账公司，都是解决办法。

记住，财务工作的核心原则之一就是“不相容职务分离”。这不仅仅是理论，更是无数公司用真金白银的损失换来的宝贵经验。把编制银行存款余额调节表这项工作，从出纳手里交还给会计，是你为公司财务安全迈出的重要一步。